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Por quanto tempo guardar o XML da nota fiscal?
Resposta curta. Guarde o XML de toda nota fiscal autorizada por, no mínimo, cinco anos, que é o prazo decadencial do art. 173 do Código Tributário Nacional, contado do primeiro dia do exercício seguinte ao da emissão. Na prática, isso dá seis anos de calendário.
Por que o XML e não só o PDF
O documento fiscal eletrônico é o arquivo XML autorizado. O PDF (DANFE ou DANFSe) é só a representação impressa. Para qualquer fiscalização, o que vale é o XML, e ele deve estar íntegro e acessível.
Como contar
O prazo de cinco anos do art. 173 do CTN começa a contar no primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido feito. Por exemplo, uma nota emitida em março de 2026 tem a contagem iniciada em 1º de janeiro de 2027. Algumas legislações estaduais e municipais podem pedir mais tempo: confirme com o contador.
No Nottai
- O XML e o PDF das notas ficam guardados para você baixar a qualquer hora;
- o download continua liberado mesmo com a cobrança em atraso ou a assinatura pausada;
- é possível baixar os XMLs de todas as notas em Configurações → Conta, e o pacote do mês pode ser enviado ao contador.
Perguntas frequentes
Posso apagar XML de nota cancelada?
Não deve. A nota cancelada continua sendo documento fiscal e o XML do cancelamento também deve ser guardado, junto com a nota original.
Fontes oficiais
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Atualizado em · Conferido nas fontes oficiais citadas · Conteúdo informativo, não substitui a orientação do seu contador · Equipe Nottai